Jak podpisać deklarację - krok po kroku

Rejestracja wymaga podpisania deklaracji elektronicznie. Poniżej wyjaśniamy, jak to zrobić. Jeśli coś budzi wątpliwości - chętnie pomożemy.

Najpierw - pobierz deklarację

Po wypełnieniu formularza rejestracji pojawi się przycisk „Pobierz deklarację PDF". Plik zapisze się zwykle w folderze Pobrane (Downloads) na Twoim komputerze lub telefonie. Sprawdź w nim poprawność danych przed podpisaniem.

Wybierz sposób podpisu

Są trzy sposoby. Wszystkie są bezpłatne i wszystkie akceptujemy. Jeśli nie wiesz, który wybrać - wybierz pierwszy, Profil Zaufany. Jest najprostszy i nie wymaga żadnego dodatkowego sprzętu.

Po podpisaniu dostaniesz NOWY plik - to jego przesyłasz do nas. Zależnie od metody i ustawień może to być plik .pdf (podpis w środku dokumentu) albo plik z końcówką .xades lub .xml (podpis zapisany osobno), na przykład deklaracja-Kowalski-Jan.BES.pdf.xades. Każdy z nich jest poprawny i każdy przyjmiemy - długa lub dziwna nazwa pliku nie oznacza błędu.

Sposób 1 (zalecany): Profil Zaufany na komputerze

Czego potrzebujesz: komputera z internetem i Profilu Zaufanego (logujesz się do niego hasłem albo przez swoją bankowość internetową). Nie potrzebujesz telefonu z NFC ani plastikowego e-dowodu.

Jaki plik otrzymasz: podpisany .pdf albo plik z końcówką .xades - oba przyjmujemy

1. Pobierz z naszej strony deklarację (plik PDF) i zapamiętaj, gdzie się zapisała. Najczęściej jest to folder Pobrane.
2. Otwórz stronę rządową: Podpisz dokument elektronicznie (gov.pl) i kliknij duży przycisk „Podpisz lub sprawdź dokument". Możesz też wejść od razu do podpisywarki: podpis.gov.pl - podpisz dokument.
3. Kliknij „Dodaj plik" i wskaż pobraną deklarację PDF. Możesz też przeciągnąć plik na środek ekranu.
4. Kliknij „Dalej".
5. Zobaczysz podgląd dokumentu. Nie zmieniaj formatu podpisu - zostaw ustawienie, które jest już wybrane. Jeśli w efekcie dostaniesz plik z końcówką .xades zamiast .pdf, to też jest w porządku i taki plik przyjmiemy.
6. Kliknij „Podpisz", a następnie wybierz „Profil zaufany" i zaloguj się (hasłem i kodem SMS albo przez swój bank). Potwierdź podpis kodem, który przyjdzie SMS-em.
7. Kliknij „Pobierz podpisane dokumenty" i zapisz plik na komputerze. Zrób to od razu - po kilkunastu minutach plik znika ze strony i trzeba zaczynać od nowa.
8. Wróć na naszą stronę i wgraj ten nowo pobrany, podpisany plik (a nie ten, który pobrałeś na początku).

Nie masz jeszcze Profilu Zaufanego? Założysz go bezpłatnie, najłatwiej przez swoją bankowość internetową: pz.gov.pl. Zwykle zajmuje to kilka minut.

Sposób 2: mObywatel w telefonie

W aplikacji mObywatel są dwie różne usługi podpisu. Obie dają w wyniku plik .pdf i obie wymagają telefonu z NFC oraz plastikowego dowodu osobistego wydanego po 4 marca 2019 roku. Jeśli Twój telefon nie ma NFC albo dowód jest starszy - wróć do Sposobu 1.

2a. Podpis kwalifikowany w mObywatelu (bezpłatnie, 5 dokumentów miesięcznie)

Czego potrzebujesz: aplikacji mObywatel z mDowodem, ważnego plastikowego e-dowodu i telefonu z NFC.

Jaki plik otrzymasz: podpisany .pdf albo plik z końcówką .xades - oba przyjmujemy

1. Otwórz opis usługi: Podpis kwalifikowany w mObywatelu. Możesz też skorzystać z wersji na komputerze: podpis.mobywatel.gov.pl.
2. Wybierz usługę podpisu i wskaż jednego z dostawców z listy (to normalny krok, tak działa ta usługa).
3. Wgraj deklarację PDF. Plik nie może być większy niż 5 MB - nasza deklaracja jest znacznie mniejsza.
4. Potwierdź swoją tożsamość w aplikacji mObywatel: zeskanuj kod QR, wpisz numer CAN (sześć cyfr z prawego dolnego rogu dowodu, od strony ze zdjęciem) i przyłóż dowód do telefonu.
5. Zatwierdź podpis powiadomieniem w telefonie i zapisz podpisany plik PDF.

2b. Podpis osobisty z e-dowodu

Uwaga, warunek wstępny: ta metoda działa tylko wtedy, gdy przy składaniu wniosku o dowód poprosiłeś o certyfikat podpisu osobistego i masz do niego 6-cyfrowy PIN2. Nie jest to opcja domyślna i wiele osób jej nie ma. Jeśli nie wiesz, czy ją masz - nie trać czasu, wybierz Sposób 1.

Jaki plik otrzymasz: podpisany .pdf albo plik z końcówką .xades - oba przyjmujemy

1. Otwórz opis usługi: Podpisz dokument w mObywatelu.
2. W aplikacji mObywatel wybierz usługę podpisu i wskaż deklarację PDF z pamięci telefonu.
3. Wpisz numer CAN (sześć cyfr z dowodu), potem PIN2, i przyłóż dowód do telefonu.
4. Zapisz podpisany plik. W telefonach z Androidem trafia on do folderu Pobrane. W iPhonie trzeba go zapisać samodzielnie.

Więcej o e-dowodzie, kodach PIN i numerze CAN: Podpis osobisty (gov.pl) oraz E-dowód (gov.pl).

Sposób 3: Podpis kwalifikowany, który już masz

Ten sposób jest dla osób, które mają wykupiony podpis kwalifikowany na karcie z czytnikiem (np. z pracy zawodowej).

Jaki plik otrzymasz: podpisany .pdf lub .xml - zależnie od tego, jaki format wybierzesz. Oba przyjmujemy.

1. Podpisz deklarację programem swojego dostawcy podpisu, tak jak podpisujesz inne dokumenty.
2. Albo skorzystaj z rządowej aplikacji na komputer: Aplikacja Podpis GOV, a dokument podpisz przez podpis.gov.pl (kroki jak w Sposobie 1, tylko na końcu wybierasz „Certyfikat kwalifikowany").
3. Zapisz podpisany plik i wgraj go na naszej stronie.

Jeśli podpisujesz e-dowodem przez czytnik podłączony do komputera, potrzebne oprogramowanie pobierzesz ze strony Oprogramowanie do e-dowodu (gov.pl). Zanim zaczniesz instalować programy - rozważ Sposób 1, jest znacznie prostszy.

Najczęstsze pomyłki

Plik ma dziwną nazwę i nie chcę go wysyłać. Nazwa w rodzaju deklaracja-Kowalski-Jan.BES.pdf.xades jest prawidłowa - tak nazywa pliki rządowa strona podpisu. Prześlij go do nas bez zmieniania nazwy.

• Wgranie złego pliku. Na naszą stronę wgrywasz plik pobrany PO podpisaniu, a nie pusty formularz pobrany na początku. To dwa różne pliki.
• Zbyt późne pobranie. Na stronie podpis.gov.pl podpisany dokument jest dostępny tylko przez kilkanaście minut. Kliknij „Pobierz podpisane dokumenty" od razu.
• Zmiana formatu podpisu. Nie zmieniaj ustawienia formatu na ekranie podglądu. Zostaw to, co jest wybrane.
• Zgubiony plik. Podpisany dokument prawie zawsze ląduje w folderze Pobrane (Downloads).

Gdzie szukać pomocy

Pomoc do Profilu Zaufanego i strony podpis.gov.pl prowadzi urząd: telefon +48 42 253 54 50 (poniedziałek - piątek, 7:00 - 18:00), e-mail pz-pomoc@coi.gov.pl. Odpowiedzi na typowe pytania znajdziesz też w pytaniach i odpowiedziach na podpis.gov.pl.

W sprawach dotyczących samej deklaracji i rejestracji skontaktuj się z nami lub wyślij maila: absolwenci.eksoc@eksoc.uni.lodz.pl.