EkSoc

Polityka prywatności i cookies

Wersja z 30 października 2026 r. Historia zmian - na końcu strony (pkt 10).

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych jest Stowarzyszenie Absolwentów Łódzkiego Ekonomicznego i Socjologicznego Ośrodka Akademickiego w Łodzi z siedzibą: ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 3/5, 90-255 Łódź; KRS 0000179622, NIP 7251051777, REGON 004346304. Kontakt w sprawach danych osobowych: zarzad@absolwenci-eksoc.pl.

Stowarzyszenie nie powołało Inspektora Ochrony Danych (IOD) - we wszystkich sprawach dotyczących danych prosimy o kontakt na powyższy adres.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

  • Członkostwo (rejestracja, ewidencja członków, baza absolwentów, składki) - art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (realizacja celów statutowych Stowarzyszenia i relacji członkowskiej).
  • Weryfikacja tożsamości na podstawie podpisu elektronicznego - art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
  • Zgody opcjonalne (publikacja wizerunku, powiadomienia elektroniczne, komunikacja od partnerów) - art. 6 ust. 1 lit. a RODO; można je wycofać w każdej chwili (pkt 8).
  • Bezpieczeństwo i logi techniczne (adres IP, dane logowania) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - ochrona konta i serwisu).
  • Korespondencja wysyłana przez serwis (historia wysłanych wiadomości i wykrywanie niedoręczeń: adresat, temat, data, status i powód niedoręczenia) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - potwierdzenie, że ważne informacje dotarły do adresata).
  • Statystyki odwiedzin serwisu (liczba wyświetleń stron, odwiedzających, najczęściej oglądane podstrony, źródła wejść, rodzaj urządzenia, ruch automatów) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - informacja o korzystaniu z serwisu i jego bezpieczeństwie). Zarząd widzi wyłącznie zestawienia zbiorcze. W bazie przez 90 dni przechowywane są pojedyncze wejścia oznaczone skrótem, który pozwala powiązać ze sobą wejścia tej samej przeglądarki (u zalogowanych członków - tego samego konta) tylko w obrębie jednego dnia - bez ustalania, czyje to wejścia.
  • Komunikaty o zmianach dokumentów - zapis, kiedy zalogowany członek kliknął „Rozumiem” przy komunikacie Zarządu (np. o zmianie tej polityki albo statutu) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - wykazanie, że członkowie zostali poinformowani o zmianie). Kliknięcie oznacza przyjęcie informacji do wiadomości, nie zgodę.

3. Zakres zbieranych danych

Imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, adres e-mail, opcjonalnie telefon i adres korespondencyjny, dane o wykształceniu (uczelnia, wydział, kierunek, specjalizacja, rocznik, opcjonalnie promotorzy prac dyplomowych), opcjonalnie kariera zawodowa/naukowa. Nazwiska promotorów wpisane przez członków portal podpowiada innym członkom przy wpisywaniu - bez informacji, kto je wpisał. Czy promotorzy są widoczni w bazie absolwentów, decyduje członek.

Numer PESEL nie jest przechowywany w bazie danych ani w logach. Występuje wyłącznie w certyfikacie podpisu elektronicznego, osadzonym wewnątrz podpisanego pliku zgłoszenia. W trakcie weryfikacji jest odczytywany w pamięci wyłącznie w celu potwierdzenia daty urodzenia, a następnie odrzucany.

4. Pliki, formularze elektroniczne i logi serwera

Zgłoszenie odbywa się przez formularz elektroniczny; wygenerowana deklaracja PDF oraz wgrany podpisany plik (.pdf/.xml) są przechowywane na serwerze z kontrolą dostępu. Serwer rejestruje techniczne logi (m.in. adres IP) na potrzeby bezpieczeństwa.

Na potrzeby statystyk serwer przy każdym wejściu na stronę zapisuje: dzień (bez godziny), adres podstrony (bez parametrów i identyfikatorów), rodzaj urządzenia (telefon, tablet, komputer), nazwę strony, z której nastąpiło przejście (np. google.com - bez jej adresu), informację, czy osoba była zalogowana (bez wskazania, kto), oraz skrót utworzony z adresu IP i opisu przeglądarki (nagłówek User-Agent: nazwa i wersja przeglądarki oraz systemu) przy użyciu losowego klucza zmienianego codziennie. Dla zalogowanego członka zapisywany jest dodatkowo skrót utworzony tym samym kluczem z wewnętrznego identyfikatora jego konta - dzięki temu tę samą osobę korzystającą z kilku urządzeń liczymy raz; skrót nie wskazuje, kto to jest. Adres IP, opis przeglądarki i identyfikator konta nie są zapisywane, a klucz istnieje wyłącznie w pamięci serwera (nie jest zapisywany w bazie ani w kopiach zapasowych) i jest usuwany najpóźniej kilka minut po zakończeniu dnia - od tej chwili skrótu nie da się powiązać z żadną osobą. Statystyki nie tworzą plików cookie i nie uruchamiają skryptów w przeglądarce; korzystają jedynie z istniejącego ciasteczka sesji zalogowanego użytkownika, aby rozpoznać zalogowanego członka (i utworzyć opisany wyżej skrót konta - bez zapisywania, kto to jest) oraz pominąć wejścia kont Zarządu.

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji (art. 22 RODO)

Zgodność danych z formularza z certyfikatem podpisu jest oceniana automatycznie:

  • ≥ 95% - wniosek zatwierdzany automatycznie,
  • 80-95% - wniosek kierowany do ręcznej weryfikacji przez Zarząd,
  • < 80% - wniosek odrzucany (z możliwością ponownego złożenia po poprawieniu danych).

Przysługuje Pani/Panu prawo do interwencji ludzkiej, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji - wystarczy kontakt na adres administratora. Ścieżka 80-95% i możliwość ponownej rejestracji stanowią gwarancję, o której mowa w art. 22 ust. 3 RODO.

6. Okres przechowywania

  • Wnioski porzucone (niedokończone) - usuwane po 30 dniach.
  • Wnioski odrzucone - usuwane po 90 dniach.
  • Podpisany plik zgłoszenia (zawierający certyfikat z numerem PESEL) - przez okres aktywnego członkostwa oraz 5 lat po jego ustaniu (art. 5 ust. 1 lit. e RODO).
  • Dane członka - przez okres członkostwa i okresy wynikające z przepisów.
  • Historia wiadomości e-mail wysłanych przez serwis (adresat, temat, data, status doręczenia i powód niedoręczenia - bez treści wiadomości) - 12 miesięcy.
  • Szczegóły statystyk odwiedzin - 90 dni; potem pozostają wyłącznie sumy dzienne oraz dzienne liczniki zapytań automatów (np. wyszukiwarek, ok. 13 miesięcy), które nie są danymi osobowymi.
  • Potwierdzenia „Rozumiem” przy komunikatach - do usunięcia konta w serwisie.

7. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia: OVH Sp. z o.o. - hosting serwisu (serwer VPS w Polsce) oraz poczta elektroniczna Stowarzyszenia i serwisu. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

8. Pani/Pana prawa

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

  • dostępu do danych (art. 15) - komplet danych można pobrać w panelu konta („Pobierz moje dane"),
  • sprostowania (art. 16) - dane kontaktowe edytuje się w panelu konta,
  • usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), sprzeciwu (art. 21),
  • przenoszenia danych (art. 20) - eksport w formacie JSON w panelu konta,
  • wycofania zgody opcjonalnej w każdej chwili (art. 7 ust. 3) - w panelu „Edycja profilu"; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,
  • wniesienia skargi do PUODO.

9. Cookies

Serwis używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania: utrzymanie sesji po zalogowaniu oraz ciasteczko pozwalające wrócić do rozpoczętego wniosku o członkostwo i przesłać podpisaną deklarację bez szukania linku w poczcie (nazwa: eksoc_wniosek, ważne 30 dni, niedostępne dla skryptów strony). Ciasteczko wniosku możesz w każdej chwili usunąć na stronie „Wyślij podpisaną deklarację”. Nie stosujemy cookies marketingowych ani śledzących. Podstawą jest art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej oraz prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo sesji).

10. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy w serwisie lub drogą elektroniczną.

Historia zmian

  • 30.10.2026 - zalogowani członkowie liczeni w statystykach po koncie, nie po urządzeniu (pkt 2 i 4); komunikaty o zmianach dokumentów i zapis „Rozumiem” (pkt 2 i 6); promotorzy prac dyplomowych w zakresie danych (pkt 3); data wersji i historia zmian.
  • 29.10.2026 - statystyki odwiedzin serwisu (pkt 2, 4 i 6).
  • Wcześniej - pierwsza wersja z uruchomienia serwisu.