Polityka prywatności i cookies

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych jest Stowarzyszenie Absolwentów Łódzkiego Ekonomicznego i Socjologicznego Ośrodka Akademickiego w Łodzi z siedzibą: ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 3/5, lok. D-301, 90-255 Łódź; KRS 0000179622, NIP 7251051777, REGON 004346304. Kontakt w sprawach danych osobowych: absolwenci.eksoc@eksoc.uni.lodz.pl.

Stowarzyszenie nie powołało Inspektora Ochrony Danych (IOD) - we wszystkich sprawach dotyczących danych prosimy o kontakt na powyższy adres.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Członkostwo (rejestracja, ewidencja członków, baza absolwentów, składki) - art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (realizacja celów statutowych Stowarzyszenia i relacji członkowskiej).
• Weryfikacja tożsamości na podstawie podpisu elektronicznego - art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
• Zgody opcjonalne (publikacja wizerunku, powiadomienia elektroniczne, komunikacja od partnerów) - art. 6 ust. 1 lit. a RODO; można je wycofać w każdej chwili (pkt 8).
• Bezpieczeństwo i logi techniczne (adres IP, dane logowania) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - ochrona konta i serwisu).

3. Zakres zbieranych danych

Imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, adres e-mail, opcjonalnie telefon i adres korespondencyjny, dane o wykształceniu (uczelnia, wydział, kierunek, specjalizacja, rocznik), opcjonalnie kariera zawodowa/naukowa.

Numer PESEL nie jest przechowywany w bazie danych ani w logach. Występuje wyłącznie w certyfikacie podpisu elektronicznego, osadzonym wewnątrz podpisanego pliku zgłoszenia. W trakcie weryfikacji jest odczytywany w pamięci wyłącznie w celu potwierdzenia daty urodzenia, a następnie odrzucany.

4. Pliki, formularze elektroniczne i logi serwera

Zgłoszenie odbywa się przez formularz elektroniczny; wygenerowana deklaracja PDF oraz wgrany podpisany plik (.pdf/.xml) są przechowywane na serwerze z kontrolą dostępu. Serwer rejestruje techniczne logi (m.in. adres IP) na potrzeby bezpieczeństwa.

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji (art. 22 RODO)

Zgodność danych z formularza z certyfikatem podpisu jest oceniana automatycznie:

• ≥ 95% - wniosek zatwierdzany automatycznie,
• 80-95% - wniosek kierowany do ręcznej weryfikacji przez Zarząd,
• < 80% - wniosek odrzucany (z możliwością ponownego złożenia po poprawieniu danych).

Przysługuje Pani/Panu prawo do interwencji ludzkiej, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji - wystarczy kontakt na adres administratora. Ścieżka 80-95% i możliwość ponownej rejestracji stanowią gwarancję, o której mowa w art. 22 ust. 3 RODO.

6. Okres przechowywania

• Wnioski porzucone (niedokończone) - usuwane po 30 dniach.
• Wnioski odrzucone - usuwane po 90 dniach.
• Podpisany plik zgłoszenia (zawierający certyfikat z numerem PESEL) - przez okres aktywnego członkostwa oraz 5 lat po jego ustaniu (art. 5 ust. 1 lit. e RODO).
• Dane członka - przez okres członkostwa i okresy wynikające z przepisów.

7. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia: dostawcy hostingu (serwer VPS w Polsce) oraz dostawcy poczty elektronicznej. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

8. Pani/Pana prawa

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do danych (art. 15) - komplet danych można pobrać w panelu konta („Pobierz moje dane"),
• sprostowania (art. 16) - dane kontaktowe edytuje się w panelu konta,
• usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), sprzeciwu (art. 21),
• przenoszenia danych (art. 20) - eksport w formacie JSON w panelu konta,
• wycofania zgody opcjonalnej w każdej chwili (art. 7 ust. 3) - w panelu „Edycja profilu"; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,
• wniesienia skargi do PUODO.

9. Cookies

Serwis używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania: utrzymanie sesji po zalogowaniu oraz ciasteczko pozwalające wrócić do rozpoczętego wniosku o członkostwo i przesłać podpisaną deklarację bez szukania linku w poczcie (nazwa: eksoc_wniosek, ważne 30 dni, niedostępne dla skryptów strony). Ciasteczko wniosku możesz w każdej chwili usunąć na stronie „Wyślij podpisaną deklarację”. Nie stosujemy cookies marketingowych ani śledzących. Podstawą jest art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej oraz prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo sesji).

10. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy w serwisie lub drogą elektroniczną.